الاستشارة :

كيف نقوم بإدارة مصروفات الجمعية وإيراداتها وزيادة الإيرادات والحد من المصروفات؟

في اعتقادنا ان الحل الأمثل لإدارة مصروفات وإيرادات الجمعية يكمن في التخطيط المبكر لجميع المصروفات ووضع تصورات للإيرادات المتوقعة ثم جدولة المصروفات والإيرادات بشكل دوري على مدار السنة بصورة شهرية او ربعية ومراقبة مدى التقدم في تحقيق هذه المصروفات او الإيرادات ويمكن تحقيق ذلك بعمل التالي:

•تقوم الإدارة التنفيذية للجمعية ممثلة بالشخص او القسم المسئول عن التخطيط بإعداد ما يسمى بالخطة التشغيلية السنوية والتي تشمل توقعات المصروفات والإيرادات ويدخل في المصروفات عنصران رئيسيان:

مصروفات تشغيلية تخص الجمعية ذاتها مثل مصروفات الرواتب وايجار المقر والمصروفات التشغيلية الأخرى

مصروفات تتعلق بنشاط الجمعية كالمساعدات تقدمها الجمعية لعملائها سواء كانت هذه المساعدات عينية او نقدية علما ان حجم هذا البند يعتمد بالدرجة الأساسية على ايرادات الجمعية وقدرتها على تغطية المساعدات المخطط لها

•تقدير الايرادات يعتمد ايضا على قدرة الجمعية على جمع تلك الإيرادات والتي ستكون اساسا لتقدير المصروفات كي لا يكون لدى الجمعية عجز في نهاية السنة

•نقوم بعد ذلك بجدولة هذه المصروفات والإيرادات بشكل شهري او ربعي على مدر السنة وذلك لنتمكن من مراقبة المصروفات والإيرادات في وقت مبكر واتخاذ الإجراءات المناسبة لتصحيح المسار في حالة وجود انحرافات

•ايضا لكي تكون تقديراتنا طموحة وواقعية في نفس الوقت يجب ان نضع ونحدد مسبقا برامج وآليات تحقيق هذه الإيرادات وكذلك المصروفات فعلى سبيل المثال نضع برنامج لزيارة الصناديق الخيرية او حث المؤسسين على التبرع وعرض برامج الجمعية عليهم او محاولة الوصول الى المتبرعين عن طريق التبرع المباشر في حسابات الجمعية البنكية او عن طريق التبرعات ط او غيرها من البرامج المناسبة لنشاط الجمعية

•بعد اعداد الخطة وتأطيرها ومناقشتها داخليا من جميع الجهات المعنية سواء ادارات الإيرادات او ادارات المتابعة وجميع اصحاب المصالح داخل الجمعية لا بد من عرض هذه الخطة على مجلس الإدارة لإعتمادها وتثبيتها والإلتزام بها من قبل جميع المستويات الإدارية في الجمعية

•في نهاية كل ربع سنة يتم مقارنة المتحقق بما تم التخطيط له وتحديد الإنحرافات وتحديد اسباب هذه الإنحرافات والعمل على معالجتها وايجاد الحول المناسبة لها اولا بأول.